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仕事が効率悪い人は、段取りが悪い?

2020年2月8日

私が新入社員の頃、細かなミスを連発。

上司からは、「ダメな社員」という烙印を押され、

さらに後輩が上司に認められていくことで、

とても肩身の狭い職場となってしまいました。



今思えば、

段取りをしていれば、8割起こらなかったミスでしょう。

そこで、私の実体験や書籍からどうすれば、

ミスが減り「認められる社員」になれるか、まとめてみました。


段取りする人、しない人

段取りしない人(過去の私)は、

自分のプレゼンが1ヶ月前から決まっているのに、

会議の前日まで準備していない。

想定していないこと(他の社員からの質問)に答えられなかった。

結果、自信のないプレゼンになり、

まったく相手に伝わらなかったのです。


逆に、段取りする人は、

プレゼンが決まった日から、少しづつ準備しておく。

余裕があるので、起こりそうなトラブルを想定できて、

最後に確認作業ができる。


段取りする人は、ミスが減り上司の評価は、

少なくとも下がることはないでしょう。

段取りは、より早く実行した方がいいことは誰でも分かります。

 

ではなぜ、期限を先延ばしにしたり、準備不足になるのか。

それは、「計画錯誤(けいかくさくご)」という言葉で表せます。

 

計画錯誤とは、ダニエル・カーネマンが
1979年に提唱した言葉で、作業にかかる時間を
短く見積もりすぎる傾向のことを言う。

グレッグ・マキューン著、高橋璃子訳『エッセンシャル思考』 かんき出版,2014年, p.228

 

重要ではない仕事がたくさんあって、

目の前の簡単な仕事から作業してしまうこと、

あるのではないでしょうか。

この本では、無駄な努力をやめて、

本質をから作業していくこを習慣化してしまえば、

自然に目標達成できるようになると言っています。

とはいえ、実際に何を習慣化すればいいのか。

 

 

一日のやることをリスト化する

私が新入社員で商社勤務だった頃は、とにかく雑務が多かった。

アプリやITの発達で業務が改善されたとは言え、

まだまだ忙しいサラリーマンの方が、多数派ではないでしょうか。

  • 医薬品メーカーと打ち合わせ
  • 来客の対応
  • 電話注文の発注
  • 価格の訂正、値引き処理
  • 支店の会議や朝礼
  • 急ぎ注文の配達
  • メールの返信

 

これは、朝のやることリストです。

私は、これを全て100%で対応していたので、

心に余裕がなくなり、ミスを連発。

ダメ社員として烙印を押されてしまったのです。

 

では私は、どうするべきだったのか。

それは、

売り上げに直結しないことは、やらないことです。



私の場合は、

  • 商品の配達や電話の対応、発注は他の人に任せる。
  • 大事な会議以外は、要点だけ聞いて出席しない。
  • 価格の意思決定をあげる。
  • 売り上げに繋がる長期的な計画と実行。


これで解決したはずです。

ですが私は、これができなかったので、

尊敬できる先輩を例にしたいと思います。

仕事ができる先輩

 

コミュ障だった私は、他人に頼める度胸もなく

全て自分で解決しようとしてました。

若手社員が会議も出ないで、自分の仕事をしていたら

上司から『何やってんだ!会議でろよ!』

と言われ、「はい!すみません。」

と出席してしまうのが普通ではないでしょうか。

 

 

しかし私の支店で1人だけ、

坦々とやるべきことだけを実行している

29才の先輩がいました。この先輩は、

 

  • 毎月の個人目標110%達成。
  • 毎日の朝礼は全て欠席
  • 大事な会議では必ず自分の意見を発言。
  • 事務の女性や配送のおじさんと仲が良く仕事を頼んでいた。




「この先輩、すごい目立つ!」

見た目が怖い支店長にも動じないで、堂々と発言しているのだ。

それだけ「支店の売り上げを、支店長レベルで考えている」

ということだった。

 

支店の目的は売り上げをあげることです。

それ以外の非生産的な活動はやるべきではないことは、

皆が思っていることです。

 

 

しかし、大胆な行動で数字が伸びればいいが、

社内で目立ってしまい、逆に干される可能性があります。

なので一日の営業活動や作業時間で、

長期的にやるべきことを10分だけ段取りする。

これは有名な心理学者「フレデリック・ハーズバーグ」の

研究結果から学ぶことができます。

 

「日々のささやかな進歩」こそがやる気を引き出し、
高いパフォーマンスを可能にすると結論づけた。

グレッグ・マキューン著、高橋璃子訳『エッセンシャル思考』 かんき出版,2014年, p.246

 

「ささやかな進歩」これを毎日繰り返すことで、

大きな成果に繋がるのです。

 

小さく早く段取りをする

 

自己啓発本では、「大きな目標決めよう」

と書かれている本がありますが、

目標が大きく掲げすぎて、現実のギャップを埋めきれず、

結果何もしていない状態になってしまうことがありました。

 

ですが仕事では段取りしない人が、

家族のレジャーに出掛けることになると段取りをする人いませんか?

 

来月、私の家族はディズニーランドへ行くことになりました。

すでに、車のルートや宿泊施設の下調べは済んでいます。

 

さらに今はパークで子供と楽しめるアトラクションや、

最短でパークを回るルートを探したり、

美味しいポップコーンがどこに売っているのかなど。

小さな段取りの達成感から、次の段取りを考えます。

 

私は仕事でも応用しなければいけませんでした。

凡人な私は、目標が大きくなりすぎて、

1日にやることがわからなくなってしまったのです。



今は、ブログで100記事を目標に

「1週間→1記事」、「1日→300文字」

まで細分化しました。そうすることで、

毎日の「ささやかな進歩」があり、

作業が毎日続けることができています。

 

 

最後まで読んでいただき本当にありがとうございます。

「こんな落ちこぼれな人でも、何か始めているんだ。」

「俺も何か始めていみようか!」

思っていただければ、幸いです。

 

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